一、学籍异动相关规定及办理流程
（一）休学
学生有下列情形之一者，应当休学:
1.因伤、病经学校指定医院诊断，须停课治疗、休养时间一学期超过6周（含）的。
2.以中外合作项目实行交流交换出国（境）或2+2、3+1等模式需到国（境）外学习的。
3.在校生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）。
4.因创业等特殊原因，本人申请或学校认为必须休学的。
休学时间一般为一年。特殊情况经学校批准，可连续休学两年，但休学时间累计不得超过两年。申请休学创业的最多可再延长2年。在校学生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），需在入伍前办理好保留学籍手续，学校为其保留学籍至退役后2年。学生因病、创业或其他特殊原因需要休学者，由学生本人提出申请。休学时间一般为一年，累计不得超过两年。休学几个月或一个学期不予办理，参军入伍可保留学籍至退役后两年。
休学工作流程：
1、学生本人提出书面申请，申请中需附家长签字同意书及家长身份证复印件；因病休学学生需附医院诊断证明；申请休学创业学生需提供工商登记证明等材料。
2、学生持申请到学院学籍干事处领取并填写《湖南涉外经济学院休学申请表》，其中“银行卡号”和“开户人姓名”等信息务必填写学生本人的真实信息，如学生本人未办理银行卡的，请填写父母等直系亲属的相关银行卡信息，并附相关亲属关系证明（如户口簿复印件等）。
3、学生持相关证明材料按《湖南涉外经济学院休学申请表》中所列相关部门顺序签署意见 。
4、所有相关部门均审核同意后，学生将《湖南涉外经济学院休学申请表》交教务处学籍科（新综合楼A202），并将《湖南涉外经济学院休学申请表》复印3份。1份由学生本人保存，休学期满凭此表到学院复学；1份交班主任存档备查；1份交所在学院存档备查。
（二）复学
1.学生休学期满，应持有关证件、证明向学校申请复学，填写《湖南涉外经济学院复学申请表》，经学生所在学院同意后，报教务处审核。因病休学的学生，申请复学时，还须提交学校指定的二级甲等及以上医院出具的已恢复健康诊断证明，方可复学。
2.复学学生根据其原已修教学计划中的课程及学分数，编入相应年级。并按就读年级、专业收费标准缴纳学费及其它有关费用。
3.学生申请复学时，若原专业已停止招生，由学校征求学生意见后安排到相近专业学习。
学生休学期满或参军退伍回校应于学期开学时向学校申请复学。期满不履行复学手续者学校可以按自动退学处理。
复学工作流程：
1、学生本人持《湖南涉外经济学院休学申请表》及相关资料到学院学籍干事处领取《湖南涉外经济学院复学申请表》；
2、按《湖南涉外经济学院复学申请表》中所列相关部门顺序签署意见 ；
3、所有相关部门均审核同意后，学生请将《湖南涉外经济学院复学申请表》交教务处学籍科（综合楼A202），并将《湖南涉外经济学院复学申请表》复印2份。1份交辅导员存档备查；1份交所在学院存档备查。
（三）退学
学生有下列情形之一者，应予退学：
1.新学年开学初经补考后不合格课程学分累计达到或超过36学分的。
2.休学、保留学籍期满，在学校规定期限内未提出复学或申请复学经复查不合格的。
3.根据学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残不能继续在校学习的。
4.未经批准连续两周及以上未参加学校规定的教学活动的。
5.超过学校规定期限未注册而又未履行暂缓注册手续的。
6.其他情况需退学的。
退学工作流程：
1、学生本人提出书面申请，申请中需附家长签字同意书及家长身份证复印件；
2、学生持申请到学院学籍干事处领取并填写《湖南涉外经济学院退学申请表》，其中“银行卡号”和“开户人姓名”等信息务必填写学生本人的真实信息，如学生本人未办理银行卡的，请填写父母等直系亲属的相关银行卡信息，并附相关亲属关系证明（如户口簿复印件等）。
3、学生持相关证明材料按《湖南涉外经济学院退学申请表》中所列相关部门顺序签署意见 ；
4、所有相关部门均审核同意后，学生将《湖南涉外经济学院退学申请表》原件及相关材料交教务处学籍科，并将《湖南涉外经济学院退学申请表》复印2份，1份交辅导员存档备查；1份交所在学院存档备查。
（四）转专业
本校学生确有拟转入某专业的特长和兴趣；或某种疾病；或学校根据需要调整专业时，学生可提出转专业要求。
有下列条件之一者，不能更换专业：
1、入学未满一学期或本科生大三及以上、专科生大二及以上的；
2、由低学历层次转为高学历层次的。
3、通过定向就业、艺术类、体育类、高水平艺术团、高水平运动队等特殊招生形式录取的。
4、未通过普通高等学校招生全国统一考试或未使用高考成绩录取入学的（含“专升本”等）。
5、职高对口升学的。
6、音乐、艺术、体育类专业与非音乐、艺术、体育类专业互转的。
7、正在休学、保留学籍，或应作退学处理的学生。
8、受留校察看处分未解除的。
9、已修公共基础课考核成绩不合格的。
10、其他无正当理由转专业的。
专业变更工作流程：
1、学生提出书面申请，申请中需附家长签字同意书及家长身份证复印件；；
2、学生持申请到学院学籍干事处领取《湖南涉外经济学院专业变更申请表》；
3、学生在学院学籍干事处打印成绩单，并签字、盖章；
4、按《湖南涉外经济学院专业变更申请表》上所列相关部门顺序签署意见；
5、各部门签字同意后，学生将《湖南涉外经济学院专业变更申请表》交教务处学籍科（综合楼A202），并将此表复印3份。1份交转出学院学籍干事处，1份交转入学院学籍干事处，1份交教材室存档备查。
6、学生持《湖南涉外经济学院专业变更申请表》到转入学院报到。
7、专业变更在开学的第一周内办理，学生在校期间只允许变更一次专业。
二、学籍（在读）证明：学生按照规范模板到就读学院开具在读证明并由学院签字盖印后交学籍科审核，盖教务处章；
三、学历证明：应届毕业生如因工作单位或其他原因需要学历证明的，本人持身份证到教务处学籍科办理并盖教务处印章；
四、学历（学位）、结业等证明书的办理：如有证件遗失，请学生准备电子版个人二寸素颜近照（未修图蓝底二寸，规格为：宽高480*640，大小介于1KB-100KB之间）发送至指定邮箱：hnswxjk@foxmail.com（备注办理事项、身份证号码和联系电话），学籍科审核后会将审核情况通过邮箱回复，未通过审核需重新提交电子照片。审核通过后，学生本人携带身份证、两张与发至邮箱电子版同底纸质照片（规格为二寸蓝底）到学籍科办理。
办理流程如下：
学籍科填写申请表——教务处副处长签字（新综合楼A202王处长办公室）——主管教学副校长签字（新综合楼A201高校长办公室）——财务处交费50元/张（新综合楼A404 ） ——学籍科打印证明书（贴照片）——党政办公室盖公章及钢印（新综合楼A408），申请表交党政办公室存档。
备注：毕业证明书需要上传学信网，请确保电子照片与纸质照片为同底，否则证明书无效。
五、学生姓名、身份证等身份信息更改：
学生信息一经注册一般不予更改，如确有特殊原因更改的，需要提交户籍所在地公安机关的证明。证明材料通过省教育厅审核后才能生效，学生未提交相关证明到学籍科备案者，视为无效更改；
统招全日制在校学生姓名和身份证更改需提交的材料
1.公民主项信息更改结论（需加盖公安局户籍科公章）
2.户口本原件、复印件
3.更改前身份证原件、复印件
4.更改后身份证原件、复印件
5.原高考所在地考试院或高中所在学校证明（需加盖公章）
6.高考准考证（复印件）
（备注：前4项为身份信息更改需提交的资料，5、6项为高考时所在学校填错信息须提交的材料）。
六、毕业生工作
1、毕业生信息核对工作。此项工作一般在毕业生毕业前一年的10月——11月进行，各位毕业生必须认真核对个人信息，确保无误，以免造成学历证书信息错误。毕业生数据预上报在毕业生毕业当年的5月，毕业生所有信息在当年的四月底之后不再进行更改及补充。
2、毕业生图像采集及图像校对工作：所有应届毕业生都必须在学校规定的时间集中进行毕业生图像采集，如确有特殊原因不能回校集中采集的，学生应按学校要求提供照片。毕业生图像提交学信网后，毕业生应按学校要求进行校对，确认学历照片为本人。如因没有进行图像采集而引起的学历信息无法上网的现象，因未核对学历照片而引起学历照片错误现象，其责任由学生自己本人承担。
3、《高等学校毕业生登记表》及《学士学位申请表》的办理：每年毕业前夕到各二级学院学籍干事处领取表格→按表格所列顺序签字盖章→以学院为单位在党政办签署毕业意见及学位授予意见。
4、毕业证、学位证领取：毕业证、学位证由学院教学秘书统一领取后发放班级，欠费的学生交费后携带纸质发票到学籍科领取。
5、毕业证、学位证的管理：有正式学籍的学生达到毕业条件，准予毕业；符合学士学位授予条件者，授予学士学位。学生在校期间所修的必修课程中有一门以上（含一门）经重修仍不及格者，只能结业。获得结业证书的学生，在修业年限内（专科五年、本科六年）可以向学校申请重修，合格后可以换发毕业证书，毕业时间按换发证日期填写。超过规定的修业年限（专科五年、本科六年）不能申请毕业，不再补授学士学位。
七、学历（学位）勘误：已毕业学生毕业后身份信息更改的，其身份信息无法在学信网同步更改；如系在校期间（即毕业前）更改但未将更改资料交学籍科的，可以进行学历勘误并交以下资料：学历（学位）勘误申请书，毕业证复印件，录简表（盖档案室公章），户口本原件（户口本登记日期系毕业前），在校期间身份证正反面复印件、现身份证原件、复印件。
八、学业警示与学籍处理。
每学期开学初经补考后不合格课程学分累计在12学分及以上但未达到留级标准的给予学业警示。不及格学分大于或等于12，小于20为一级警示；不及格学分大于或等于20为二级警示。
新学年开学初经补考后不合格课程学分累计达到或超过28学分，但未达到36学分给予留级处理。达到留级处理学生可申请跟班试读或者正式留级。申请跟班试读学生，如后续不及格学分仍有增加，只能选择直接降级。
新学年开学初经补考后不合格课程学分累计达到或超过36学分，给予退学处理。达到退学处理学生可申请留级或者退学。申请留级学生，如后续不及格学分仍有增加，只能选择直接退学。